Daily Scrum: Waste of Time?

Gather Data: part of the Daily Scrum

In 1995, two software developers – Ken Schwaber and Jeff Sutherland – presented Scrum as a new approach to develop software. Scrum is still a good approach to start with agile methodologies. Although the procedures and the setup are very easy, it’s – as Schwaber and Sutherland say – „difficult to master“.

Mastery of Scrum is to really understand why we do what we do. It’s about the meaning of all rituals in Scrum. So, let’s go into details to see the purpose of „Daily Scrum“ (or shortened „Daily“).

Daily Fail

Imagine a team that joins every day at 10am. Everyone answers a set of questions, some managers reply by going into more details. At the end, there is a discussion between the PO and some of the IT managers… Is that a great Daily Scrum? No, it is not!

Many people regard the Daily as a report of their progress to the management. Most people know these mentioned questions:

  • What did I do yesterday?
  • What will I do today?
  • Do I see any impediments?

Let’s come to the point: these questions are useless, when people just answer them without any further or – even worse – negative consequences. Is there any benefit to report what I did yesterday and will do today? Why should I tell the team about impediments? Why should I tell my boss that I failed?

If the daily is just seen as „reporting to the management“, it fails its purpose. A Daily Scrum has nothing to do with reporting.

Purpose of the Daily

It’s the point where the team organizes itself for the next 24 hours. The Daily Scrum is the point to answer this question:

Main purpose of Daily Scrum: How can the team best meet the Sprint goal?

The three questions above only make sense, when data is used to improve the work. When there is a problem a colleague wants to master, it’s helpful to provide support. And it helps the others to ask for help as well.

The Musketeers‘ Motto

In the agile world the whole team is responsible for getting things done. „One for all, all for one“ – this motto – known from „The Three Musketeers“ by Alexandre Dumas – explains the purpose of the Daily Scrum: it asks, how you as a team react on changes.

So, these questions above are just the entry point. It helps the team to gather data. The Daily Scrum gets value, when the team reflects how to response to changes.

Gather Data: What did I do yesterday? What will I do today? Do I see any impediments? It's for the team

Tactical Meetings

Imagine a basketball match. When there is a break, the team joins the trainer and discusses changes to win the game. Normally there is less time, 2 – 3 minutes, but that’s enough to change team’s tactic. The break is used as a tactical meeting.

A Daily Scrum is also a tactical meeting. It is time-boxed (ca. 15 minutes) and has the same purpose as the break in the basketball match: Is the current tactic good enough for the team? Is there a better way to reach the Sprint goal? How does the team respond to changes they hear during the „gather data“ phase?

Respond to Change: react actively, discussions after the Daily Scrum; get support for external issues

Most of these changes are very small, i.e. some support during development or definition of a story. Sometimes, there is need for a longer discussion. It’s important for the team to be informed. The discussion itself is after the Daily. Impediments that block the team are also announced. It’s important for the team to find a solution themselves. Scrum Masters also support to get rid of impediments.

It’s not necessary to find the best solution ever (if something like that even exists). Any solution that helps is excellent. It’s great for a team to „win the game“ for itself. With tiny steps everyone in the team can concentrate on what motivates her/him most: her/his profession.

The Daily Scrum procedure: 1. gather data ; 2. respond to change

Summary

1. The Daily Scrum is a tactical meeting to answer the question „How can the team best meet the Sprint goal?“. It’s done every day, same place, same time. It’s a support to synchronize work for the next 24 hours. It keeps the team up-to-date and informs everyone about changes in the team’s tactic to reach the Sprint goal.

2. To master the Daily Scrum everyone is involved. The team organizes itself and solves impediments actively by doing it or asking for support. The company supports the teams by listening to them and solving impediments. Don’t manage the team! The Scrum Master supports the team and the company to understand the aim of the Daily Scrum.

3. The following cheat sheet summarizes on one page. It may help you to start with a good Daily Scrum.

Daily Scrum Summary

Agile Gewohnheiten

Weißt Du, wie lange es dauert, bis sich eine neue Gewohnheit wirklich verankert hat? Mindestens 1 bis 3 Monate! Und wenn es darum geht, schlechte Gewohnheiten abzulegen, sogar mehrere Jahre!

Dieses Wissen ist gerade im agilen Kontext sehr wichtig, denn hier werden wir immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Da kann eine heute lieb gewonnene Gewohnheit morgen schnell mächtig im Weg stehen.

Agil werden ist nicht schwer…

Iteration mit Review und Retrospektive

Agile Arbeitsweisen werden da angewandt, wo eine Idee oder Lösung erst dann ihren Wert zeigt, wenn sie im Einsatz ist. Um das Risiko von falschen Entscheidungen zu minimieren, werden die einzelnen Arbeitsschritte stark verkürzt („Iterationen“ mit einer Dauer von ca. 2 Wochen) und deren Ergebnis und Erfolg in „Reviews“ regelmäßig überprüft. Fehlerhafte Entscheidungen sind normal und können schneller korrigiert werden.

Fehlerkultur: Fehler erkennen und miteinander besprechen, um daraus zu lernen.

Die agile Arbeit wird in Expert*innenteams durchgeführt, die ihre Arbeitsweisen immer wieder anpassen müssen. Zu diesem Zweck reflektiert das Team regelmäßig die eigene Arbeit („Retrospektiven“).

Wird ein Team neu zusammengestellt, müssen sich die beteiligten Mitglieder erst einmal auf eine gemeinsame Arbeitsweise einigen (siehe „Das 4-Phasen-Modell von Tuckman“).

Das 4-Phasen-Modell von Tuckman: Forming, Storming, Norming, Perfoming.

Besonders spannend sind Teams, deren Mitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen kommen („crossfunktionale Teams“). Die verschiedenen Disziplinen bringen unterschiedliche Denkweisen und Ansichten, das Meinungsbild wird vielschichtiger und diverser.

Je nachdem, wie vertraut die einzelnen Kolleg*innen mit agilen Arbeitsweisen sind, kommen einige Veränderungen und damit viele neue Gewohnheiten ins Spiel.

Zum Abschluss dieses Abschnitts fasse ich die Ebenen zusammen, die bei der Einführung agiler Methoden relevant sind:

Neue Arbeitsweisen:
Iterationen, Reviews, Retrospektiven

Neue Verhaltensweisen:
Fehlerkultur, Reflexion

Crossfunktionalen Teams:
Zusammenarbeit, Diversität, Tuckman-Phasen

… agil gewohnt sein aber sehr

Wir Menschen sind nicht gut darin, viele Gewohnheiten zeitgleich zu ändern. Ich weise auf Vorsätze zum Neuen Jahr hin, die in den allermeisten Fällen gebrochen werden. Und was passiert anschließend: wir fallen zurück in unsere alten Gewohnheiten.

Wenn wir im Arbeitskontext neue (agile) Gewohnheiten aufbauen wollen, müssen wir ein paar Richtlinien beachten:

1. Geduld haben

Agilität lässt sich nicht verordnen. Im vorherigen Abschnitt habe ich umrissen, welche Veränderungen im Denken, in der Zusammenarbeit und neuen Gewohnheiten durch Agilität auf die Menschen zukommen. Je nach dem agilen Reifegrad der Organisation kann die Einführung mehrere Monate bis Jahre benötigen.

"Lass Dir Zeit!" - Geduld

Außerdem ist für Führungskräfte und erfahrene Agilist*innen Geduld auch deswegen wichtig, weil sie anderen Kolleg*innen Zeit geben müssen, ihre persönlichen Gewohnheiten anzupassen. Wir alle haben Zeit gebraucht, um zu lernen. Diese Zeit ist auch für andere wichtig, um Gewohnheiten in der Organisation zu ändern.

2. Kleine Gewohnheitsänderungen durchführen

Oft bringen schon kleinere Veränderungen spürbare Verbesserungen. Auf der Team- und Organisationsebene helfen kleine Experimente, Erfolgserlebnisse zu schaffen, die Teammitglieder dazu motivieren, weitere Gewohnheiten zu verändern. Schritt für Schritt!

"Wie ändere ich meine Gewohnheiten?"

3. Struktur zulassen

Da wir nicht alles auf einmal ändern können, macht es Sinn, mit Strukturen zu beginnen, die die Veränderung von Gewohnheiten begünstigen.

Je weniger Erfahrung Kolleg*innen mit agilen Arbeitsweisen haben, desto mehr empfiehlt sich die Einführung von Scrum.

Wenn einzelne Kolleg*innen mit agilen Methoden bereits vertraut sind, ist Scrum trotzdem hilfreich, denn es bildet eine solide und erprobte Basis für den Start mit Agilität. Dadurch unterstützen die erfahreneren Kolleg*innen ihr Team, ihre Unsicherheiten über das ‚was?‘ und ‚wie?‘ zu überwinden.

Quellen